Media Defence se compromete a operar con los más altos estándares de integridad y a promover una cultura donde la rendición de cuentas sea fundamental. Adoptamos una política de tolerancia cero ante el soborno y la corrupción, y nos comprometemos a actuar con profesionalismo, equidad e integridad en todas nuestras transacciones y relaciones comerciales, dondequiera que operemos, implementando y aplicando sistemas eficaces para combatir el soborno.
Objetivo
Esta política describe las medidas que Media Defence adopta para prevenir el soborno y los procedimientos que deben seguirse en caso de que se produzca. Su objetivo es ayudar a la organización a cumplir con todas las leyes pertinentes para combatir el soborno y la corrupción en todas las jurisdicciones en las que opera, incluyendo, en el Reino Unido, la Ley de Soborno de 2010 (la Ley), que se aplica tanto a la conducta en el Reino Unido como en el extranjero.
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Esta política se aplica a todos los empleados, voluntarios, fideicomisarios, organizaciones asociadas, beneficiarios de subvenciones, consultores, contratistas, personal cedido y proveedores de servicios que trabajan con Media Defence.
Legislacion relevante
Ley de Soborno 2010
Documentos relacionados
1.1. Código de conducta del personal
1.2. Código de conducta para socios
1.3. Manual de Finanzas y Operaciones
1.4. Política de adquisiciones
1.5. Política de denuncia de irregularidades
1.6. Política disciplinaria
Definiciones
Soborno: Un soborno es un incentivo o recompensa ofrecido, prometido o proporcionado con el fin de obtener indebidamente cualquier ventaja comercial, contractual, regulatoria o personal, lo cual puede constituir un delito según la Ley, a saber:
• dar u ofrecer un soborno;
• recibir o solicitar un soborno; o
• Sobornar a un funcionario público.
Algunos ejemplos de soborno pueden ser:
• Un posible proveedor que le ofrece dinero o un regalo para influir en un proceso de licitación.
• Un solicitante de empleo que se ofrece a pagarle para aumentar sus posibilidades de obtener un empleo.
• Ofrecer un obsequio (por ejemplo, una hospitalidad excesiva) a un funcionario local a cambio de la aprobación de un registro/solicitud.
• Ofrecer un pago a un funcionario del gobierno para acelerar o completar un proceso que de otro modo estaría obligado a realizar, como el despacho de aduanas o el control fronterizo/de inmigración.
En virtud de la Ley contra el Soborno, es ilegal dar o recibir un soborno, y las organizaciones son responsables de los sobornos recibidos o dados en su nombre cuando no cuentan con los procedimientos preventivos adecuados.
Pagos de facilitación: Los pagos de facilitación son aquellos que inducen a los funcionarios a realizar funciones rutinarias que, de otro modo, estarían obligados a realizar. Estos pagos constituyen sobornos y no están exentos de la Ley contra el Soborno. Los pagos de facilitación no incluyen las tasas administrativas legalmente exigidas ni las tasas por servicios legítimos de tramitación rápida.
Regalos y hospitalidad: Estos obsequios pueden abarcar desde pequeños regalos (como agendas) hasta atenciones costosas (entradas para grandes eventos, vacaciones, etc.). Es improbable que los gastos de hospitalidad o promoción que sean proporcionales y razonables para demostrar bienes o servicios o que reflejen buenas relaciones se consideren sobornos. Sin embargo, los regalos y atenciones extravagantes pueden utilizarse para encubrir sobornos destinados a inducir conductas indebidas (por ejemplo, para manipular el resultado de un proceso de licitación).
Responsabilidades
Media Defence confía en que todos los miembros de la organización desempeñen un papel proactivo en la mejora de la política y las prácticas de la organización en materia de lucha contra el soborno.
Fideicomisarios: Los fideicomisarios brindarán liderazgo, recursos y apoyo activo para la implementación de esta política. Son responsables de garantizar que esta política y cualquier otra política relacionada sean adecuadas para su propósito y se cumplan.
Director Ejecutivo (CEO) y Director Financiero y Operativo (FOD)
El Director Ejecutivo es responsable de garantizar que estas políticas y procedimientos se implementen de manera coherente y con líneas de autoridad claras. El Director Ejecutivo y el Director de Finanzas y Operaciones liderarán de forma activa y visible la política y las prácticas de la organización contra el soborno.
El Director Financiero y de Operaciones es responsable de garantizar que el espíritu de esta política se incorpore a todos los aspectos de la gestión de personal de Media Defence, incluyendo la contratación, la promoción, la formación, la evaluación del desempeño, la remuneración y las recompensas, y que estas políticas se mejoren continuamente en consulta con el personal.
El Director Financiero y de Operaciones también es responsable de garantizar que el espíritu de esta política se incorpore a todos los aspectos de la gestión financiera de Media Defence, incluyendo la contabilidad corporativa, los obsequios, los gastos del personal y las donaciones, y que estas políticas se mejoren continuamente en consulta con el personal.
Gerentes: Los gerentes son responsables de exigir responsabilidades a sus subordinados directos y socios de proyecto. Deben garantizar que sus proyectos estén debidamente planificados y que los riesgos se evalúen y gestionen de acuerdo con esta política.
Individuos: Cada persona es responsable de no dar ni recibir sobornos y de denunciar cualquier caso en el que pueda producirse. Asimismo, es responsable de informar sobre cualquier soborno del que tenga conocimiento, siguiendo los procedimientos establecidos en esta política.
Prevención del soborno
Compromiso de alto nivel
Media Defence está comprometida con la lucha contra el soborno al más alto nivel. Media Defence articula claramente su política de tolerancia cero ante el soborno tanto externamente en su sitio web como internamente en las políticas pertinentes.
Evaluación del riesgo
Media Defence evalúa anualmente los riesgos de la organización en consulta con el personal y revisa los riesgos.
presentado mediante soborno como parte de esto.
Media Defence reconoce que la amenaza de soborno varía según el país, el ámbito de trabajo, los socios y las transacciones, y que nuestra organización debe responder proporcionalmente a esos riesgos. Por lo tanto, los proyectos que implican trabajar con socios o en el extranjero se evalúan individualmente en cuanto a riesgos, además de la evaluación anual de riesgos de la organización.
Los materiales de evaluación de riesgos están disponibles en el sitio web de la Charity Commission, disponibles aquí.
Reclutamiento
Media Defence reconoce que las buenas prácticas contra el soborno comienzan desde el momento de la contratación. Por lo tanto, exige un compromiso para prevenir el soborno en todos los perfiles de candidatos para las vacantes. Además, se ofrece un programa integral de comunicación y capacitación para el personal (véase la sección 8).
Trabajar en el extranjero
El personal que gestione proyectos en el extranjero recibirá formación en materia de lucha contra el soborno antes de comenzar sus asignaciones. El personal que viaje al extranjero por motivos laborales deberá tener en cuenta el soborno y las medidas de mitigación en sus evaluaciones de riesgos de viaje. Los responsables deben evaluar y gestionar los riesgos asociados al trabajo en países o sectores específicos antes de que comiencen las asignaciones.
Colaboración con proveedores de servicios y en alianzas
Media Defence es responsable conforme a la Ley contra el Soborno si una persona vinculada a ella soborna a otra con la intención de obtener o conservar negocios o una ventaja comercial para Media Defence. La definición de "vinculado" en la ley es deliberadamente amplia e incluye a personas físicas, entidades constituidas y no constituidas que prestan servicios a Media Defence (y no solo bienes) o que actúan en nombre de Media Defence como socio o agente.
Media Defence exige que todas las personas que trabajen con los beneficiarios y socios de Media Defence garanticen que:
• Los beneficiarios y socios se seleccionan mediante un proceso de selección transparente y competitivo. Consulte la Política de concesión de subvenciones de Media Defence para obtener más información.
• Se lleva a cabo una debida diligencia sobre los beneficiarios y socios antes de celebrar contratos (véase el punto 8).
• Todos los beneficiarios y proveedores reciben información sobre la política antisoborno de Media Defence y se les proporciona una copia para que informen a su propio personal.
• Los acuerdos contractuales prohíben explícitamente dar o recibir sobornos en nombre de Media Defence.
Donaciones caritativas y políticas
Una contribución política es una donación realizada a un político, un partido político o una campaña política. Las organizaciones benéficas no están autorizadas a realizar donaciones políticas y, por lo tanto, Media Defence no permite donaciones políticas.
El personal debe asegurarse de que ninguna donación recibida por Media Defence sirva de incentivo para llevar a cabo sus actividades de forma indebida. Todas las donaciones deben ser aprobadas por el director ejecutivo, el director de finanzas y operaciones o el presidente del consejo de administración de Media Defence.
Comunicación
Todo el personal y los proveedores deben comprender y cumplir con la política antisoborno de Media Defence. Para garantizar que esto se comunique, Media Defence:
• Publica esta política en la intranet del personal y en su sitio web externo.
• Revisa y publica su código de conducta para prohibir explícitamente dar o recibir sobornos y se asegura de que las personas se adhieran a este anualmente.
• Informa a todo el personal sobre la política antisoborno de Media Defence, como parte de la inducción a la organización como mínimo.
• Informa periódicamente sobre las políticas contra el soborno a todos los fideicomisarios, al director ejecutivo, a los directores y a las personas que trabajan con los beneficiarios de subvenciones y socios.
Procedimientos
Qué debe hacer el personal si se les ofrece o se les pide un soborno:
• Las personas deben rechazar las demandas u ofertas de sobornos y debe quedar clara la postura de Media Defence contra el soborno. Para escenarios prácticos de problemas y enfoques recomendados, consulte Resisting Extortion and Solicitation in International Transactions de Transparency International, disponible aquí.
Si se exigen pagos bajo amenaza de violencia física o daño, la persona debe pagar y marcharse sin temor a represalias, informando del incidente a su superior lo antes posible. Los superiores deben planificar sus operaciones y contar con procedimientos de seguridad para reducir el riesgo de que se soliciten pagos bajo coacción.
Donde se sospecha de soborno o donde este se produce:
Para facilitar una investigación adecuada, el personal deberá registrar los detalles de cualquier soborno, solicitud o intento de soborno, lo antes posible tras el suceso. Cualquier caso de soborno, real o potencial, deberá ser investigado de forma adecuada y rápida por un director, de conformidad con la Política de Denuncias de Media Defence.
Los objetivos de una investigación deben ser:
• Confirmar si se ha producido un soborno e identificar al responsable.
• Confirmar si los controles internos y los procedimientos antisoborno han funcionado en la práctica.
• Identificar las mejoras necesarias en los procedimientos contra el soborno.
En función de los resultados de la investigación, se determinarán las medidas subsiguientes. Estas pueden incluir medidas disciplinarias contra el personal implicado o la presentación de informes externos a:
• Un alto funcionario o director de otra organización, si la persona que realiza el soborno pertenece a esa organización.
• Policía local/organismos encargados de hacer cumplir la ley (si se considera apropiado)
• Oficina de Fraudes Graves (en el Reino Unido tiene la responsabilidad principal de la Ley de Soborno del Reino Unido)
• Departamento gubernamental pertinente donde se produjo el soborno.
• La Comisión de Beneficencia, si el asunto se considera un “incidente grave”.
Consulte las políticas disciplinarias y de denuncia de irregularidades de Media Defence para obtener más información.
Monitoreo y Revisión
Esta política se revisará anualmente o después de un cambio significativo en las operaciones o un incidente significativo, lo que ocurra primero, en consulta con el personal de Defensa de los Medios.
Revisado: octubre de 2019